湖南省高等教育自学考试考籍管理工作细则

第一章  总则

    第一条  根据国务院《高等教育自学考试暂行条例》和教育部《高等教育自学考试考籍管理工作规定》，结合我省高等教育自学考试（以下简称“自学考试”）考籍管理工作实际，特制定本细则。

    第二条  全省高等教育自学考试考籍管理工作实行在省高等教育自学考试委员会的统一领导下，省、市（州）、县（市、区）自学考试机构和主考院校分级管理、分工负责的管理体制；建立省、市（州）、县（市、区）自学考试机构和主考院校互相协作、相互监督的管理机制。

    第三条  自学考试考籍管理工作主要包括考籍档案管理、考生资格审核、考生基本信息管理、理论课程考试与实践环节考核及毕业论文的成绩管理、考生转考、毕业资格审定、毕业证书颁发及其电子注册、证书查询认证管理及出国留学人员毕业证书、考籍材料的翻译审核等。

    第四条  在考籍管理中全面应用计算机管理信息系统，不断改进和完善管理办法，使考籍管理工作更加公开、公正、安全、科学、规范。

第二章 机构设置及人员配备

    第五条  市（州）自学考试机构、县（市、区）自学考试机构及担任主考任务的高等学校自学考试机构应当设立自学考试考籍管理部门。

    第六条  市（州）、县（市、区）和主考院校自学考试机构根据本单位考生规模至少应配备一名专职考籍管理工作人员，并保持相对稳定。考籍管理工作人员必须作风正派，熟悉业务，坚持原则，忠于职守。

第三章   管理体制与职责

    第七条  省自学考试机构负责全省自学考试考籍管理工作。具体工作职责如下：

    一、贯彻执行教育部和全国高等教育自学考试指导委员会办公室关于考籍管理的各项规定，研究制定我省考籍管理办法；

    二、落实并完成全国考办下达的有关考籍管理工作任务，指导和检查全省的考籍管理工作；

    三、统一管理全省考生的自学考试考籍档案；

    四、办理省际考籍转移（以下简称“转籍”）手续；

    五、审核各类高等院校（含高等教育自学考试、高等教育学历文凭考试）毕业生参加自学考试本科（以下简称“本科直报”）和课程免考考生的资格；

    六、核发考籍有关的证书和证明，审核考生毕业资格，办理毕业审批手续；

    七、统计上报全省考生考籍及毕业生数据。

    第八条  市（州）自学考试机构负责对本地区考生的考籍管理。具体工作职责如下：

    一、贯彻执行省自学考试机构制定的考籍管理规定，研究制定本地区考籍管理办法；

    二、落实并完成省自学考试机构下达的有关考籍管理工作任务，组织和检查本地区考籍管理工作；

    三、协助省自学考试机构管理本地区考生的考籍档案；

    四、初审本地区本科直报和课程免考考生的资格；

    五、办理本地区考生向外省转籍的手续并报省自学考试机构复核；

    六、组织审查本地区考生的毕业资格，整理、审核和传递本地区考生毕业、奖罚等有关资料；

    七、统计本地区考生考籍有关数据。

第九条  县（市、区）自学考试机构负责本县（市、区）考生的考籍管理。具体工作职责如下：

    一、执行省、市（州）自学考试机构制定的考籍管理规定，完成省、市（州）自学考试机构下达的有关考籍管理工作任务；

    二、指导考生报名入籍，发放考籍证；

    三、协助省、市州自学考试机构管理本县（市、区）考生的考籍资料；

    四、完成本辖区考生的转籍、免考、借考和本科直报有关工作；

    五、审查办理本县（市、区）考生毕业申请，收集、整理和传递考生毕业、奖罚等有关资料；

    六、统计本县（市、区）考生考籍有关数据。

    第十条  主考院校自学考试机构负责本校主考专业助学班（含脱产、业余和短期培训形式）考生的考籍管理。具体工作职责如下：

    一、执行省自学考试机构制定的考籍管理规定，完成省自学考试机构下达的有关考籍管理工作任务；

    二、负责本校举办的自学考试助学班考生的考籍管理。

    三、负责本校主考专业考生的实验、实习和毕业设计、毕业论文等实践环节的报名、考核工作；

    四、审核本校主考专业考生的毕业资格，并参加毕业证书的审核与办证工作；

    五、统计本校主考专业考生的考籍等有关数据；

    六、协助校学位委员会做好本校主考各专业本科毕业生授予学位的有关工作。

第四章 考籍号、考籍证和毕业证书

第十一条  考生的考籍档案代号称为考籍号，由12位阿拉伯数字组成。考籍号由省自学考试机构在考生首次报名参加自学考试时按全国统一规定的12位数字自行编排。考籍号自左至右依次是：

    第1—4位为市州、县市区（或主考高校）代码；

    第5—6位为报考年度代码（如：2008年则为“08”）；

    第7位为初次报考时当年报考的月次代码（现有的全国统考时间：4月份为“1”，10月份为“2”）；

    第8—12位为考生序号，以县（市、区）或主考院校为单位依次排列。

    第十二条  考籍证是证明考生身份的有效证件之一，其内容包括姓名、考籍号、身份证号、发证日期、考生照片、指纹信息、县区（助学点代码）等。考籍证在考生报名入籍后由省自学考试机构统一制发。

    考籍证由考生妥善保管，如遇遗失、污损和考生基本信息更改等情况而失效时，考生可凭有效身份证件到当地自学考试机构申请补发或换发。

    第十三条  《高等教育自学考试毕业证书》由全国高等教育自学考试指导委员会办公室统一印制。自学考试毕业证书内芯包括考生姓名、考生相片、身份证号、证书编号、电子注册号、专业及学历层次、毕业日期等信息。自学考试毕业证书须加盖省高等教育自学考试委员会印章并由主考学校副署方为有效。

第五章    考籍档案及其管理

    第十四条  自学考试考籍档案涉及考生的基本情况、考试合格成绩和考试表现的原始记录等，是考生办理转籍和免考手续、颁发相关证书的主要依据。

    第十五条  考生考籍档案主要包括考生的基本情况、历次报考、注册、考试成绩、课程免考及本科直报、转籍和毕业信息六个部分。

    一、考生的基本情况包括姓名、性别、身份证号（军官证、警官证、士兵证）、通讯地址、联系电话、照片和指纹信息等。

    二、考生的历次报考和注册信息包括考生已经报考的课程、历次考试过程中是否诚信参考或有无违纪舞弊记录以及考生注册的时间及注册的专业等。

    三、考生的成绩信息包括考生自入籍以来所有参加考试和取得合格成绩的课程与成绩。

    四、课程免考及本科直报信息包括已获得的符合其申报专业课程免考条件相关的证书名称、证书代码、发证机关和相对应的免考课程代码与名称；考生报考本科层次前已取得学历的专业名称、专业层次、专业大类、证书编号、毕业学校以及符合与本科直报专业大类相同或相近条件的可免考的课程名称及代码。

    五、转籍信息包括考生的考籍档案转入或转出的时间、课程代码、名称和相应的成绩信息。

    六、毕业信息包括毕业生的姓名、考籍号、身份证号、照片（电子版）、证书编号、电子注册号、毕业时间、毕业专业、学历层次、主考院校等。

    第十六条  各级自学考试机构按各自的职责权限管理考生的考籍档案。

    一、除课程免考及本科直报信息采用电子档案与纸质档案相结合的保存方式外，其余考籍档案均以电子信息方式保存。

    二、省自学考试机构统一管理考生的电子档案信息。凡需修改考生的信息，须由本人持相关证明到所在市（州）、县（市、区）或主考院校自学考试机构申报，逐级上报至省自学考试机构，经核查无误后方可修正。

    第十七条  考生成绩由省自学考试机构统一管理。考试成绩管理主要包括成绩发放、成绩保存、成绩统计分析等。

    一、成绩发放包括提供考试成绩查询服务、打印《×年×月自学考试成绩册》。考试成绩的查询服务由省自学考试机构统一提供。

    二、考生的考试成绩由省自学考试机构负责保存与管理。

    三、考生可在成绩公布之日起，在省自学考试机构规定的时间内到当地自学考试机构（市州、县市区或主考院校）提出查分申请，由省自学考试机构统一组织查分（只查评卷点是否错评、漏评、错合分、漏合分，涉及掌握评分标准宽严的问题不在查分之列）。逾期不予受理。

    四、考生因出国留学需要公证成绩或出具相关证明材料的，可持自学考试毕业证书或考籍证先后到主考院校和省自学考试机构出具“成绩证明”并对相关翻译资料进行审核。

第六章     注册

    第十八条  首次参加自学考试的考生，须在规定的时间内登录湖南省高等教育自学考试管理信息系统，网上填写个人的基本情况并到报名现场确认报考信息，即可完成注册手续。省自考机构根据考生的注册信息，建立考生考籍档案，核发考籍证。

    第十九条  注册办法

    一、首次参加自学考试的考生和外省转入的考生可通过“湖南省高等教育自学考试网上报名报考系统”进行注册（http://www.hneao.edu.cn/）。

    二、通过网上报名报考系统报名的考生，在当地自学考试机构通知的时间内持本人身份证件到自学考试报考点摄像、缴纳报名考试费、办理报考确认手续。

    三、各级自学考试机构采集考生的照片信息时，按下列标准和要求办理：

    1．背景布选用浅蓝色（棉布、毛涤布料均可），要求垂感和吸光好。

    2．成像区上下要求头上部空1/10，头部占7/10，肩部占1/5，左右各空1/10。采集的图像大小为192mm×144mm(高×宽)。成像区大小为48mm×33mm（高×宽）。

    3．灯光要求：需要摄影灯，一台前灯基本满足要求，最好利用两台侧灯，灯具可以是专业摄影灯，也可以是舞台灯或家用立式客厅灯。

    4．文件格式要求：要求存储为JPG格式，图像文件名为*·JPG，其中*为考生12位考籍号。

    5．考生的照片信息按照一定的目录结构存储。

    四、身份证件是确定考生身份的重要依据。考生姓名等基本信息必须与身份证件一致。

    五、考生被注册后，因特殊原因需要变更身份证号或姓名者，须持户口所在地公安机关户籍的管理部门出具证明材料、户口簿、身份证和考籍证到当地自学考试机构申请变更，由市（州）或主考院校自学考试机构审核同意后，报请省自学考试机构予以修改，其原始证明材料装入考生的考籍档案袋中备查。

    凡参加专业计划规定的全部课程考试且成绩合格，并申办毕业手续者，不得申请变更姓名。已经获得毕业证书者，一律不再变更其身份证或姓名信息。

    六、考生一经注册即取得考籍并可获取考籍证。省自学考试机构统一制发的考籍证全省通用且长期有效。考生可在全省范围内自由报考，并可凭此证报考一个或多个专业的课程。

    第二十条  注册时间

    一、没有参加主考院校开办的自学考试助学班（含脱产、业余、短期培训形式）的考生，其首次报名报考的时间即为注册时间。

    二、主考院校按规定开办的自学考试助学班原则上每年注册两次，上半年定于5月15日-20日，下半年定于11月15日-20日进行。

第七章    免考

    第二十一条  符合课程免考条件者，可以免考所报专业考试计划中规定的课程。

一、取得国民教育学历的各类高等学校专科及专科以上毕业证书，参加自学考试且与原有学历相同层次者可免考下列课程：公共政治课及大学语文、公共外语。此项规定也适用于全日制普通高校本科专业的肄业、退学学生，但此类学生在申请公共课程免考时，须附就读本科学校就读期间的原始成绩表（加盖学校公章生效）。

    二、各类高等院校的毕业生，原来所学专业与我省自学考试专业开设的公共基础课相对应，则可免考相应的公共基础课。理工类专业毕业生可免相同学历层次的高等数学（理工类、经济类）、普通物理、计算机应用基础（包括实践）；经济类专业毕业生可免考相同学历层次的高等数学（一）、高等数学（二）、政治经济学（财经类）；师范类专业毕业生可免考心理学、教育学；外语类专业毕业生可以免考公共外语；汉语言文学专业的毕业生可免考非汉语言文学专业的写作；法律专业毕业生可免考经济法概论；计算机应用（包括计算机软件）专业毕业生可免考相同学历层次非计算机专业（不含信息类各专业）的计算机课程（包括实践）。

    三、获得高等教育自学考试各类专业的专科、本科毕业证后，需继续参加自学考试者，除上述规定外，所报专业的考试课程与原来所学专业课程完全相同的均可免考（所谓“完全相同”是指课程名称相同、要求相同、学分相同）。

    四、考生参加国家英语等级考试PETS—3级笔试取得合格成绩者可免考英语（二）课程；参加PETS—2级笔试取得合格成绩者可免考英语（一）课程。

五、有关专业课的免考按各专业考试计划的有关规定执行。

六、符合《湖南省高等教育自学考试课程免考规定》有关条件者，可免考相关课程。

    第二十二条  考生在取得一门课程合格成绩后，方可向当地自学考试机构或主考院校提出免考申请。凡符合课程免考条件的考生，须填写《湖南省高等教育自学考试课程免考审批表》，并提供下列证明材料的原件及其复印件：

    一、毕业证书（肄业生、退学生需提供学历证明）；

    二、原毕业（或就读）学校出具的成绩证明或由考生所在单位的组织人事部门出具签有“此件复印自（摘自）×××同志毕业登记表（档案）”字样的成绩证明（须加盖单位公章）；

    三、各类成人高校毕业生的毕业证书无省（自治区、直辖市）级教育行政部门验印者，须有学校所在地省级教育行政部门开具的关于该毕业证书是否国民教育学历的证明。

各县（市、区）自学考试机构在规定的时间内整理好上述资料交市（州）自学考试机构审查，并报送省自学考试机构进行审批后方可免考。

第八章    转籍

    第二十三条  考生在全省范围内可自由报考，不需办理转籍手续。高等院校已经注册的自学考试助学班在籍考生不能转籍（包括转出、转入）。

    第二十四条  考籍转出

凡因工作调动、户口迁移等原因，不能继续在我省报名参考的考生，可以申请转籍。

    一、已取得一门课程以上合格成绩的考生，可持身份证、考籍证、课程合格证到当地自学考试机构申请办理转籍手续，填写《湖南省高等教育自学考试转考登记表》，经省自学考试机构审核无误后方能转出。考生考籍转出时，省自学考试机构要将其考籍证收回并注销其考籍。

    二、已经取得某专业全部课程合格成绩的考生，必须在本省办理毕业手续，不予转籍。

    三、转去外省（自治区、直辖市）的考籍档案要加盖密封章和骑缝章，由省自学考试机构负责以机要件形式寄发有关省（自治区、直辖市）自学考试机构，并留存根备查。转籍考生不得自带档案。

    四、凡因违纪舞弊受到停考处罚的考生，在停考期间不得转籍。

    五、考生自办理考籍转出登记手续之日起，原则上三年内不予办理再转入的手续。

    六、各级自学考试机构在上报考生的转籍材料时，须重点保证考生的基本信息（包括考籍号、姓名、身份证号、联系电话）及转入（转出）地址的准确性。考生的转籍申请，一经受理必须在三个月内将考生转籍档案报送省级自学考试机构。对于因未能及时送交考生档案，导致考生转籍延误，其责任与解释工作由经办的市（州）或县（市、区）自学考试机构承担。

    第二十五条  考籍转入

    一、已在外省（自治区、直辖市）报名参加高等教育自学考试的考生，因户口迁移或工作调动转来我省参加相同（或相近）专业的自学考试，可在我省规定的报名报考期间，直接到所在县（市、区）自学考试机构办理报考手续，取得我省的考籍号后，考生再申请办理考籍号合并手续。只办理在我省取得考籍之前成绩合格的课程，办理了借考手续的考生除外。

    二、外省转入的考籍档案必须由考生原所在省（自治区、直辖市）自学考试机构通过机要件的方式传递。我省不接受考生自带的转籍档案。

    三、凡考籍转入我省的考生，其考试科目必须按我省相同专业课程的设置执行。已取得的课程合格成绩，凡与我省相同专业课程设置的名称、课程代码、学分一致者，方可替代；不同或缺项的不得替代。需要免考的课程参照我省该专业相同课程的标准执行。

    四、凡考籍转入我省的专科考生须在我省参加5门以上课程（含5门）的考试且成绩合格，本科考生须参加4门以上（含4门）课程的考试且成绩合格，方可在我省申办毕业手续（户口迁移者、军人或国家机关事业单位人员工作调动不受上述课程门数的限制）。

    五、需在我省申办自学考试毕业手续的考生必须在毕业办证前三个月办妥转籍事宜。

    六、由外省（自治区、直辖市）转入考籍的考生，其毕业考核课程（毕业论文、毕业实习、综合作业）必须参加我省组织的考核。

    第二十六条  因违纪舞弊受到停考处罚的考生，在被停考期间到外省参加考试的成绩我省不予认可。

第九章    借考

    第二十七条  本省在籍考生因长期（一年以上）在外省（自治区、直辖市）工作，难以返回本省参加自学考试者，可以由所在单位出具证明，到考籍所在的市（州）自学考试机构填写《湖南省高等教育自学考试考生借考申请表》，申请办理到外省借考的手续。

    一、考生在外省借考期间，不能同时在本省报名参加考试。

    二、考生在外省借考期间所取得的课程合格成绩，必须按照考生转入的相关规定及时办理转籍手续。

    第二十八条  为避免考生在我省与外省、市之间交叉考试，除办理了转籍或借考手续的考生外，其余考生一律不得在外省（自治区、直辖市）报名参考。否则，其考试成绩我省不予认可。

    第二十九条  对办完转籍、借考、及免考手续的考生，省自学考试机构将及时在自学考试管理信息系统中分别作好“转出”、“转入”、“借考”、“免考”标志，并进行数据处理。

第十章   毕业生资格审定与毕业证书办理

    第三十条  符合下列条件的考生，可以申请办理自学考试毕业证书：

    一、考完所报专业自学考试计划规定的全部课程且成绩全部合格；

    二、完成规定的毕业论文（设计）和其他实践环节的考核并取得合格成绩；

    三、经有关单位鉴定思想品德合格；

    四、课程免考、课程替代符合国家和我省的政策规定。

    第三十一条  办理自学考试毕业证工作程序：

     一、考生申报

   （一）考生对照所报考专业的毕业条件，凡规定报考的课程考试与考核（含笔试、口试、实验、实习、毕业论文（设计）全部合格，即可在省自学考试机构规定的时间内（每年安排两次毕业办证，申报时间为上半年：6月5日—6月10日；下半年：12月4日—10日）登陆湖南省高等教育自学考试管理信息系统，网上递交毕业申请。

   （二）考生递交毕业申请后，于考籍所在市（州）或主考院校自学考试机构规定的时间内携带本人有效身份证件（居民身份证、军官证、警官证、士兵证）、考籍证和符合课程免考条件的各类证件、转籍证明以及多考籍号合并考生的相关考试证件、证明材料（包括申办自学考试本科毕业的专科及其以上学历证书原件、复印件）到当地自学考试机构办理毕业申请信息确认和相关证明材料的审核手续。

   （三）申报毕业的考生基本信息由考生本人到县（市、区）或主考院校自学考试机构现场核对确认。考生必须认真核对所采集的信息（包括考籍号、照片信息等），对存在的问题及时修改并当场确认。考生本人必须在《湖南省高等教育自学考试毕业申请回执单》（一式两份）上签字，一份贴在毕业生档案袋上，另一份考生本人留存。经考生确认签字后的信息仍然有误而影响如期毕业者，由考生本人负责。

二、县（市、区）自学考试机构初审

    县（市、区）自学考试机构受理考生递交的毕业申请和各类证明材料后，应及时核查所有内容。经审核无误后，签具意见、签名并加盖公章，并通过“湖南省高等教育自学考试管理信息系统”进行网上审核标记，进而向市（州）自学考试机构提交数据。同时，按规定向考生收取毕业资格审定与办证费用。考生的证明材料统一装入考生的考籍档案袋，及时上交市（州）自学考试机构。

    三、市（州）或主考院校自学考试机构审核

    市（州）或主考院校自学考试机构在省自学考试机构规定的时间内，完成对本地区或本校考生的毕业资格审核工作。在审核中，除对纸质档案材料进行审核后签具意见并加盖公章外，还要对县（市、区）自学考试机构或本校各助学单位提交的数据进行网上审核，完成对上报省自学考试机构毕业数据的提交。市（州）或主考院校自学考试机构对于纸质档案材料应分类整理，并在规定的时间内统一上交。

    四、省集中审核与办证

    省自学考试机构在受理市（州）或主考院校自学考试机构提交的毕业生数据信息与纸质档案材料后，组织统一审核。经省自学考试机构和主考院校审定无误后，打印毕业生花名册（一式二份，省自学考试机构和主考院校各一份）。省自学考试依已审定的毕业花名册，统一打印全国高等教育自学考试指导委员会办公室统一印制的自学考试毕业证书（证芯），由主考院校副署并加盖省高等教育自学考试委员会公章，交由市、州自学考试机构和主考院校发至考生。

    第三十二条  符合学士学位授予条件的自学考试本科毕业生，由主考院校依照《中华人民共和国学位条例》的规定，授予相应的学士学位。

    第三十三条  考生在领取毕业证后，发现姓名或身份证号码有误并要求更正的，须在省自学考试机构规定的时间内（每年8月10-20日修改当年6月的毕业办证差错；每年2月10-20日修改上一年12月的毕业办证差错）持公安局户籍管理部门有关证明材料、户口簿、身份证、考籍证等材料，到所在市（州）考办或主考院校自学考试机构提出书面申请，经省自学考试机构审批同意后修正。逾期不再受理更改事宜。

    第三十四条  考生因个人原因未能在全省统一规定时间内办理毕业申报手续的，逾期不予补办，须待下一次办证时间再行办理。

    第三十五条  毕业生的电子注册

    省自学考试机构在规定时间内（上半年为9月15日前，下半年为次年的3月15日前）将毕业生信息上报全国高等教育自学考试指导委员会办公室进行电子注册、备案。

    第三十六条  凡是考生的毕业证书或毕业生登记表遗失、损坏时，不予补发原毕业证书或毕业生登记表，考生可以申请补办毕业证明书或毕业生登记表证明。凡需补办毕业证明书或毕业生登记表证明的考生，须持有效证件（居民身份证、军官证、警官证、士官证）的原件、复印件到原来申办毕业的县（市、区）或主考院校自学考试机构填写申请表，交验毕业生登记表或毕业证书原件、复印件以及在市（州）级以上公开发行的报刊刊登的遗失启事，经县（市、区）、市（州）、主考院校和省自学考试机构逐级审核确认后，由省自学考试机构补发毕业证明书或毕业生登记表证明。毕业证明书具有与原毕业证书同等效力；毕业生登记表证明具有与原毕业生登记表同等效力。

第三十七条  毕业证书的甄别与认定：

    一、用人单位对本单位在职职工或聘用人员所持有的湖南省高等教育自学考试毕业证书的真伪存有疑问时，可持单位介绍信到省自学考试机构对毕业证书进行甄别。

二、对于在自学考试管理信息系统毕业生数据库中不能查到的信息，省自学考试机构负责查核毕业生原始花名册予以甄别。经查核确属伪造的毕业证书等，一律予以没收，并向用人单位通报。

第十一章    奖励与处罚

    第三十八条  对于自学考试考籍管理工作成绩出色，事迹突出的单位和个人，纳入评优奖励的范围，省自学考试机构定期给予表彰。

    第三十九条  自学考试考籍管理工作人员有下列行为之一的，按照人事管理权限，交由市州、县市区或主考院校自学考试机构按照自学考试管理条例、规定和相关法律法规作出严肃处理。情节严重甚至触犯刑律的，移送司法机关依法处置。

    1．私自更改考生成绩信息，伪造考生考籍档案的；

    2．在考生证明材料中弄虚作假的；

    3．纵容他人徇私舞弊的。

第十二章 附则

    第四十条  本规定自发布之日起施行。原湖南省高等教育自学考试办公室和湖南省教育考试院制定的考籍管理有关规定与本细则相抵触的，同时废止。

    第四十一条  本细则由湖南省高等教育自学考试委员会负责解释。